Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die hier beschriebenen Verarbeitungen ist:

Lukas Buck
Dorfstraße 11
72660 Beuren
Deutschland
E-Mail: legal@sixsentences.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO und des § 38 BDSG nach aktuellem Stand nicht erfüllt sind.

Im Workspace können insbesondere Fragen, Chats, Suchprotokolle, bibliographische Daten, Screening-Entscheidungen, Volltexte, Notizen, Kommentare, Forschungsdaten, Interviewaufnahmen, Transkripte, Umfrageantworten, Visualisierungen, Manuskripte und Exporte verarbeitet werden. Soweit diese Daten die nutzende Person betreffen, erfolgt die Verarbeitung zur Bereitstellung des Dienstes nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO.

Workspace-Inhalte werden nicht für Werbung verkauft und von uns nicht zum Training eigener Basismodelle verwendet. Die Verarbeitung durch externe KI-Anbieter wird im folgenden Abschnitt gesondert erläutert. Ein administrativer Zugriff erfolgt nur, soweit dies für Betrieb, Sicherheit oder eine gesetzliche Pflicht erforderlich ist oder die nutzende Person dies ausdrücklich für einen Supportfall freigibt.

Bei einer KI-Funktion werden nur die für die konkrete Aufgabe erforderlichen Eingaben an den ausgewählten Anbieter übermittelt, zum Beispiel die Anweisung und relevante Titel, Abstracts, Textpassagen, Tabellen, Bilder oder Audiodaten. E-Mail-Adresse und Kontoname werden nicht Bestandteil des Modellprompts.

Textmodelle werden überwiegend über OpenRouter, Inc., USA, an den im Modellmenü bezeichneten Modellanbieter weitergeleitet. Das Modellmenü zeigt vor Ausführung, welches Modell genutzt wird. Bildgenerierung, Transkription und Live Interviews können zusätzlich unmittelbar Dienste von Google Ireland Limited und Google LLC verwenden. Je nach Auswahl können weitere im Modellmenü bezeichnete Anbieter Empfänger sein.

OpenRouter speichert nach seiner veröffentlichten Standardeinstellung keine Prompt- oder Antwortinhalte, sofern wir keine optionale Inhaltsprotokollierung aktivieren. Die nachgelagerten Modellanbieter haben eigene Regeln zu Speicherung und Modelltraining. Deshalb werden im Produktivbetrieb nur Anbieter und Endpunkte eingesetzt, deren für den jeweiligen Aufruf geltende Datenrichtlinie die Verwendung der Eingaben zum Modelltraining ausschließt. Soweit ein Anbieter diese Zusage für einen konkreten Endpunkt nicht gibt, darf dieser Endpunkt nicht für Workspace-Inhalte freigeschaltet werden. Technische Metadaten wie Tokenzahl, Laufzeit und Kosten können zur Abrechnung und Betriebssteuerung gespeichert werden; sie enthalten nicht den Inhalt der Anfrage.

Rechtsgrundlage für die vom Kontoinhaber ausgelöste Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO. Bei Kundendaten über Dritte erfolgt sie als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO auf Weisung des Kunden. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums beruhen, soweit erforderlich, auf einem Angemessenheitsbeschluss oder geeigneten Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln. Einzelheiten und die jeweils verfügbaren Anbieter können vor Ausführung im Dienst eingesehen werden.

Bei einem KI-geführten Interview wird vor Beginn erkennbar darauf hingewiesen, dass die teilnehmende Person mit einem KI-System interagiert. Audio wird nur nach der im Interview angezeigten Bestätigung verarbeitet. Der Kunde bestimmt, ob Aufnahme oder nur Transkript aufbewahrt werden.

Für Recherchen übermittelt der Dienst die Suchanfrage ohne Kontaktdaten an wissenschaftliche Indizes und, wenn ausgewählt, an offene Webquellen. Hierzu gehören insbesondere OpenAlex von OurResearch sowie Server von Verlagen und Repositorien, von denen frei verfügbare Metadaten oder Volltexte abgerufen werden.

Externe Integrationen wie Zotero werden nur auf ausdrückliche Aktion verbunden. Dabei werden die zur Verbindung erforderlichen Zugangsdaten und die vom Nutzer ausgewählten Quellen an den jeweiligen Dienst übermittelt. Importdateien aus Citavi werden lokal im Workspace verarbeitet, soweit keine externe Verbindung ausgelöst wird.

SixSentences_ setzt keine optionalen Werbe- oder Tracking-Cookies. Die Anwendung nutzt den lokalen Speicher des Browsers für die Anmeldung und für ausdrücklich gewählte Oberflächeneinstellungen. Diese Speicherung ist erforderlich, um den angeforderten Dienst bereitzustellen. Sie stützt sich auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Beim Abmelden wird das Sitzungstoken entfernt.

Beim Wechsel zu Stripe Checkout, Google Anmeldung oder anderen ausdrücklich gewählten externen Diensten können diese Anbieter auf ihren eigenen Seiten technisch erforderliche oder nach ihren Erklärungen zulässige Speicherungen vornehmen.

Zahlungen, Abonnements, Rechnungen, Betrugsprävention, Rückerstattungen und Zahlungsstreitigkeiten werden über Stripe Payments Europe, Limited und verbundene Stripe Gesellschaften abgewickelt. Stripe erhält die für Checkout und Abrechnung erforderlichen Daten, insbesondere E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Produkt, Preis, Währung, Zahlungsstatus und Transaktionskennung. Vollständige Kartendaten werden direkt bei Stripe eingegeben und nicht von SixSentences_ gespeichert. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b und c DSGVO.

Vor dem Checkout speichern wir einen versionierten Nachweis der angezeigten Vertragsbedingungen, Widerrufsinformationen und abgegebenen Erklärungen. Bei Kündigung oder Widerruf speichern wir Identität, Kontaktadresse, Vertragsbezeichnung, Erklärung, Zugangszeitpunkt, Zustellstatus und Bearbeitungsstand. Dies dient der Vertragserfüllung und dem Nachweis rechtlich relevanter Vorgänge. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b, c und f DSGVO.

Bei einer Supportanfrage verarbeiten wir Kontaktdaten, Nachrichteninhalt und erforderliche technische Angaben zur Bearbeitung. Wenn ein Nutzer einen Chat meldet, wird dessen Inhalt erst nach der in der Anwendung angezeigten Freigabe für die Bearbeitung durch SixSentences_ zugänglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b oder f DSGVO.

Bei API Schlüsseln speichern wir nur eine kryptographische Prüfsumme sowie Bezeichnung, Berechtigungen und Nutzungsdaten. Webhooks werden an die vom Workspace festgelegte URL gesendet. Freigabelinks und Einladungen machen die jeweils ausgewählten Inhalte für die eingeladenen oder im Besitz des Links befindlichen Personen verfügbar. Der Workspace Verantwortliche entscheidet über Empfänger und Umfang und kann Freigaben widerrufen.

Empfänger oder Empfängerkategorien sind, soweit erforderlich:

• Hetzner für Hosting, Datenbank, Speicher und Warteschlangen,
• IONOS und der Empfänger-Mailprovider für die E-Mail-Zustellung,
• Stripe und dessen Dienstleister für Zahlung, Rechnung und Betrugsprävention,
• OpenRouter, Google und der jeweils ausgewählte Modellanbieter für die konkret ausgelöste KI-Funktion,
• wissenschaftliche Indizes, Repositorien und Webquellen für die ausgelöste Recherche,
• verbundene Integrationen wie Zotero auf ausdrückliche Aktion des Nutzers,
• Behörden, Gerichte und Berater, soweit eine gesetzliche Pflicht oder die Geltendmachung von Ansprüchen dies erfordert.

Personenbezogene Daten werden nicht verkauft.

Einige Anbieter können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO besteht, verwenden wir geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, und prüfen ergänzende Schutzmaßnahmen. Eine Kopie der für eine konkrete Übermittlung maßgeblichen Garantien kann über legal@sixsentences.com angefragt werden, soweit keine Rechte Dritter oder Geheimhaltungspflichten entgegenstehen.

• Konto und Workspace-Inhalte bestehen grundsätzlich bis zur Löschung durch den Nutzer oder zur Löschung des Kontos.
• Serverprotokolle werden in der Regel höchstens 14 Tage aufbewahrt.
• Gelöschte Inhalte können bis zum Ablauf der rotierenden, verschlüsselten Sicherungen noch technisch enthalten sein und werden dort nicht erneut produktiv verwendet.
• Rechnungen und Buchungsbelege werden regelmäßig acht Jahre nach § 147 AO aufbewahrt.
• Vertragsnachweise, Kündigungen, Widerrufe und zugehörige Kommunikation werden bis zum Ablauf der einschlägigen gesetzlichen Nachweis-, Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen gespeichert.
• Einwilligungsnachweise werden für die Dauer der Einwilligung und anschließend solange aufbewahrt, wie sie zur Rechtsverteidigung erforderlich sind.

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
• Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO,
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir beenden die Verarbeitung, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe oder Gründe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen überwiegen.

Anfragen können an legal@sixsentences.com gerichtet werden. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Für uns ist insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, zuständig.

Die für Registrierung, Vertrag, Zahlung oder eine angeforderte Funktion als erforderlich gekennzeichneten Daten müssen bereitgestellt werden. Ohne sie können Konto, Vertrag oder Funktion nicht angeboten werden. Freiwillige Angaben sind entsprechend gekennzeichnet.

SixSentences_ trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über die nutzende Person im Sinne von Art. 22 DSGVO. Automatisches Screening bewertet wissenschaftliche Publikationen und keine Personen.

Der Dienst richtet sich an volljährige Studierende, Forschende und Organisationen und nicht an Kinder. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Kindern für eigene Zwecke.

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich der Dienst, Empfänger oder die Rechtslage ändern. Die aktuelle Version und das Gültigkeitsdatum stehen am Anfang dieser Seite. Wesentliche Änderungen werden in der Anwendung oder per E-Mail angekündigt, soweit dies erforderlich ist.